Comment répondre à un appel d'offre ?

Un appel d’offre est une procédure qui permet à une entreprise (privée ou publique) d’exprimer un besoin, et de mettre en concurrence plusieurs sociétés capables de réaliser la prestation demandée. Ce processus permet au commanditaire de récolter plusieurs offres différentes, pour finalement choisir, en fonction de critères définis préalablement, celle qui lui semble être la meilleure possible.

Il existe deux types d’appels d’offre :

  • Les appels d’offre privés, émis par des entreprises privées.
  • Les appels d'offre publics, émis par des administrations ou collectivités publiques.

 

1 - Les étapes pour répondre à un appel d’offre

Répondre à un appel d’offre constitue un processus en plusieurs étapes, qu'il est possible de développer dans le cadre d'un BTS NDRC :

  • Analyser l’appel d’offre : il peut être intéressant ou non pour une entreprise de répondre à une offre. Ainsi, prendre le temps de consulter les données des appels d’offre, telles que l’objet, le lieu, les contraintes ou encore les critères d’attribution, est important.
  • Analyser le Dossier de Consultation des Entreprises : une fois qu’une entreprise décide de se positionner sur un appel d’offre, il s’agit d’analyser plus longuement les éléments détaillés de la prestation demandée dans le DCE. Ces éléments sont principalement connus pour être le règlement de la consultation, le cahier des clauses administratives particulières et le cahier des clauses techniques particulières. C’est finalement ce DCE qui permet à l’entreprise de comprendre clairement le besoin du commanditaire et d’adapter sa réponse en fonction de cela.
  • Rédiger la réponse à l’appel d’offre : pour répondre à un appel d’offre, un dossier de réponse est à constituer et à rendre complet dans les délais impartis au commanditaire pour voir sa proposition être étudiée par ce dernier.

 

 

2 - Constituer un dossier de réponse

Lorsque l’on décide de répondre à un appel d’offre, il est important de constituer un dossier de réponse complet.

En effet, en cas d’oubli d’un document, la réponse peut ne pas être prise en compte et être directement mise de côté. Ainsi, il faut bien lire la liste des pièces à fournir décrite dans le Dossier de Consultation des Entreprises lorsqu’il s’agit d’un appel public, et joindre les bons documents (récents et complets) au dossier de candidature. Pour cela, il est généralement conseillé de monter le dossier, puis de le faire vérifier par une deuxième personne, pour s’assurer de sa complétude.

Pour un dossier de réponse complet, il est généralement constitué de 2 parties :

  • La candidature de l’entreprise : il s’agit de présenter l’entreprise et de joindre quelques documents « officiels » spécifiés dans le dossier
  • La réponse à l’appel d’offre : il s’agit de l’offre proposée par l’entreprise, notamment en termes de stratégie, moyens mis en œuvre, budgets et délais, pour répondre aux besoins du commanditaire

Finalement, un point primordial est d’envoyer le dossier de candidature par courrier recommandé avec accusé de réception dans les délais impartis et spécifiés dans l’appel d’offre. (L’idéal étant d’ailleurs de l’envoyer quelques jours voire une semaine avant la date limite spécifiée pour être sûre de voir la candidature de l’entreprise validée et prise en compte.)